Timemanagement is iets waar veel mensen moeite mee hebben. Dit komt omdat er veel op ons af komt op een dag en vaak van alles tussendoor dat zorgt voor afleiding. Ga zelf maar na, we hebben allemaal wel eens een dag gehad waarop we afvragen wat we nu eigenlijk gedaan hebben terwijl we toch druk bezig zijn geweest. Precies voor deze reden heeft Stephen Covey, een Amerikaanse auteur van het boek “The 7 habits of highly effective people”, het Eisenhower matrix geherintroduceerd in zijn boek.
De matrix
De Covey Matrix is eigenlijk vrij simpel opgebouwd. Op de Horizontale as staan dringend (urgent) en niet dringend en op de verticale as belangrijk (important) en niet belangrijk.
Dringende activiteiten zijn de activiteiten die meteen je aandacht opvragen, zoals een collega die bij je bureau komt staan of als je telefoon gaat. Daarnaast op de Y-as de activiteiten die dan wel of niet belangrijk voor jezelf zijn. Deze dragen bij aan je missies, doelen en waarden.
Ga hiervoor voor jezelf na de activiteiten die je op een dag hebt en onder welk vak ze vallen. Het quadrant waar het meest op gelet moet worden uiteindelijk is nummer 2, de belangrijke maar niet dringende activiteiten. Deze vragen de meeste focus en planning van een persoon.
Waarom je deze matrix wilt gebruiken
Mensen zijn namelijk geneigd wel de dringende activiteiten te voltooien maar te weinig tijd te stoppen in het inplannen en voltooien van de belangrijke activiteiten die niet dringend zijn. Deze komen namelijk niet automatisch op ons pad, er zit niet een directe ‘call to action’ in. Vandaar dat we geneigd zijn te weinig tijd te spenderen op de activiteiten die op lange termijn belangrijk voor ons zijn. Uit onderzoek kwam dan ook naar voren dat we gemiddeld maar 5% van onze tijd besteden aan de lange termijn doelen.
Wat deze matrix zo effectief maakt is dat als er meer tijd en energie gestoken wordt in quadrant 2, de dringende en belangrijke activiteiten afnemen. Bij het plannen van de activiteiten wordt iemand namelijk gedwongen een stap terug te doen en te kijken naar het geheel om zich echt af te vragen wat echt belangrijk is. Hierdoor ga je vooruitdenken en ben je problemen voor. Daardoor kan je de problemen al bij de oorzaak tackelen in plaats van pas bij de symptomen.
Natuurlijk blijven urgente dingen op je pad komen, zoals die telefoontjes en emails die beantwoord moeten worden. De truc is nou juist om niet meteen die email te beantwoorden maar juist op een gepland moment op de dag de mails te beantwoorden en niet steeds bij elke mail afgeleid te worden.
