Ben je werkzaam in een moderne organisatie die hybride werken faciliteert? En bevind je je daarbij in een positie waarin je keuzes maakt over de indeling en beschikbaarheid van kantoorruimte in je organisatie? Of houd je je binnen een organisatie bezig met werknemerswelzijn en is het faciliteren van voldoende werkplekken een agendapuntje, zodat hybride werkers die een dagje op kantoor werken, goed terecht kunnen? In dit blog delen we tips over hoe je slim kunt omgaan met kantoorruimten en werkplekken. We geven tips over tools en software waarmee je werknemers die naar kantoor komen in staat stelt om hun werkplek te reserveren, hoe je als beheerder inzicht kunt krijgen over daadwerkelijk gebruik van werkplekken en ruimtes, en hoe je het comfort van werknemers verder kunt verhogen.
Werkplekken laten reserveren
Het huidige digitale tijdperk heeft de manier waarop we werken drastisch veranderd. Een slimme strategie voor kantoorruimte beheer begint met het in staat stellen van werknemers om een werkplek te reserveren via een app nog voor ze naar kantoor komen. Met een app kan iedereen gemakkelijk en efficiënt een werkplek boeken, dit voorkomt dat ze aankomen op een overvol kantoor en geen fijne plek hebben om te werken. Bovendien bieden werkplek reservering apps ook aanvullende diensten zoals het reserveren van vergaderruimtes en parkeerplaatsen. Dit bespaart tijd, want men hoeft niet te zoeken naar een vrije plek maar gaat gewoon naar de locatie die gereserveerd is via de app. Ook wordt de werkomgeving hiermee geoptimaliseerd, de app zorgt ervoor dat iedereen kan zien wanneer er een plek of ruimte beschikbaar is en deze kan boeken. Deze app voorkomt zo teleurstelling, discussies over wie een ruimte mag gebruiken of simpelweg teleurstelling omdat er geen plek beschikbaar is.
Desk monitoring to the rescue
Een andere tip om slim met je kantoorruimte om te gaan, is het gebruik van desk monitoring. Desk monitoring is het proces waarbij het gebruik van werkplekken op een kantoor wordt bijgehouden. Met behulp van desk monitoring software en bijbehorende hardware (zoals sensoren), kan de bezettingsgraad van de werkplekken realtime worden gevolgd en geanalyseerd. Dit helpt bedrijven om inzicht te krijgen in het gebruik van hun kantoorruimte en om flexibele werkplek strategieën te ontwikkelen. Dit soort inzichten faciliteren tal van slimme oplossingen, denk aan het plannen van bijvoorbeeld de schoonmaak op basis van daadwerkelijk gebruik in plaats van vaste tijden.
Creëer flexibele werkplekken
In een steeds veranderende werkwereld is flexibiliteit van belang. Overweeg om flexibele werkplekken in jouw kantoorruimte aan te houden. Dit betekent dat werknemers geen vaste bureaus hebben, maar eerder verschillende soorten werkruimtes kunnen gebruiken afhankelijk van hun taken voor die dag. Dit kunnen rustige ruimtes zijn voor geconcentreerd werk, of plekken met grote tafels waar kan worden samengewerkt aan team projecten, of ontspanningsruimtes voor pauzes. Dit soort flexibiliteit verbetert niet alleen de tevredenheid en productiviteit van werknemers, maar zorgt er ook voor dat er efficiënter gebruik wordt gemaakt van de kantoorruimte.
Investeer in ergonomische meubels
Investeren in ergonomische meubels is een andere slimme manier om optimaal gebruik te maken van jouw kantoorruimte. Ergonomische meubels zijn ontworpen om comfort en efficiëntie te verbeteren en om gezondheidsproblemen die kunnen ontstaan door langdurig zitten, zoals rugpijn en carpaal tunnel syndroom, te verminderen. Denk aan verstelbare bureaus, stoelen, toetsenborden en muizen, maar ook aan zaken als monitorverhogers.
Kantoorruimte verduurzamen
Tot slot, vergeet niet om na te denken over duurzaamheid als je maatregelen overweegt om slimmer om te gaan met jouw kantoorruimte. Dit kunnen kleine aanpassingen zijn, zoals het gebruik van LED verlichting en het recyclen van afval, maar ook grotere initiatieven, zoals het installeren van zonnepanelen of het opzetten van een groen dakterras behoren tot de opties. Door duurzaamheidsinitiatieven te door te voeren, draag je bij aan de bescherming van het milieu, werk je aan het imago van het bedrijf en kun je op de lange termijn zelfs kosten besparen.
Dit waren onze tips voor het slimmer omgaan met kantoorruimte. Door deze tips toe te passen creëer je niet alleen een aangename werkomgeving, maar bouw je ook aan de duurzaamheid en toekomstbestendigheid van de organisatie.
