Goed ondernemen begint met goed plannen. Elk bedrijf of elke sector heeft zo z’n eigen prioriteiten, maar één ding hebben alle organisaties in gemeen: je wilt het overzicht bewaren tijdens projecten, zodat je op elk moment weet wat de status is en eenvoudig ‘on the go’ kunt bijsturen. Een strokenplanning helpt je hierbij. Wat is een strokenplanning en wat zijn de voor- en nadelen van deze manier van plannen?

Wat is een strokenplanning?

Een strokenplanning geeft alle activiteiten en taken weer die bij een (groot) project of een losse opdracht horen. In de planning, ook wel een balkenplanning of een moderne Gantt-chart genoemd, worden projecttaken en -activiteiten op horizontale stroken weergegeven op de kalender of de tijdlijn van een project. Door alle taken overzichtelijk in kaart te brengen en te verdelen onder jouw mensen stel je een eenvoudig een weekplanning op.

Met deze ‘projectpuzzel’ bepaal je de doorlooptijd van projecten en behoud je gedurende het gehele project het overzicht. Zo geeft de planning goed weer welke taken tegelijkertijd uitgevoerd kunnen worden door medewerkers of teams en welke taken afhankelijk zijn van elkaar en pas uitgevoerd kunnen worden nadat een andere taak is afgerond. Doordat veranderingen of wijzigingen in een project snel door te voeren zijn in de planning, zie je direct wat het effect van een wijziging is op de einddatum.

Hoe maak je een strokenplanning in Excel?

Het meest bekende ‘gereedschap’ voor het maken van een strokenplanning is Excel. Hoe maak je een strokenplanning in Excel? Dat leggen we je graag stap voor stap uit.

1. Kies voor een dag-, week- of maandplanning. Excel biedt standaard voorbeeldsjablonen van planners. Kies het design dat bij jouw project past.

2. Benoem het project en typ de projectnaam bovenaan in het Excel-document.

3. In de tweede kolom zet je alle projectactiviteiten.

4. Geef elke activiteit in de volgende kolom een startdatum (dag-maand-jaar).

5. Vul in de vierde kolom de einddatum per taak in.

6. De vijfde kolom van de balkenplanning geef je als titel ‘status’. In de velden van deze kolom vul je gedurende het project in welke taken zijn afgerond.

7. Maak de start- en einddatum per taak beter zichtbaar door het creëren van mijlpalen voor elke activiteit. Door het opvullen van de looptijd per taak met een kleur, zie je direct welke taken overlappen en hoe de projectflow eruit ziet.

8. Wil je in één oogopslag de datum van vandaag terugzien in de planning? Voeg dan een standlijn toe in het document. Deze lijn geeft binnen het Excel-bestand de actuele datum weer ten opzichte van de projectplanning.

Voor- en nadelen van een planning in Excel

Een strokenplanning maken is een eenvoudige en overzichtelijke manier van plannen. Alle projectactiviteiten zijn verzameld op één plek en voorzien van een start- en einddatum. Daarnaast levert deze manier van plannen meer voordelen op, zoals:

• Elke medewerker kent zijn verantwoordelijkheid en is op de hoogte van de projectstatus
• Als projectmanager behoud je het overzicht
• Een overzichtelijke planning bespaart tijd, je hoeft bijvoorbeeld niet te vergaderen over de projectvoortgang
• Veranderingen in de planning zijn snel door te voeren

Een balkenplanning in Excel maken heeft echter ook nadelen:

• Het updaten van het document is tijdrovend
• Een Excel-document kan niet tegelijkertijd door meerdere gebruikers bewerkt worden, dit vergroot de kans op invoerfouten of achterhaalde informatie
• Strokenplanningen in Excel voor meerdere medewerkers of grotere teams zijn snel onoverzichtelijk
• Niet elk project leent zich voor een lineaire weergave van taken en activiteiten

Software voor projecten en planning

Zeker wanneer jouw bedrijf groeit en steeds meer medewerkers en teams betrokken zijn bij uitdagende – en grote – projecten, is het goed om je te verdiepen in de mogelijkheden voor het maken van een strokenplanning. Waarschijnlijk komt je er zelf in de praktijk al achter dat Excel in veel gevallen niet gemaakt is voor nauwkeurige en professionele projectplanning. Is jouw bedrijf toe aan de volgende stap? Dan is investeren in software voor projectplanning een logische keuze.

Software voor projecten en planning geeft je actueel overzicht en inzicht in de status van projecten. Zo zie je bijvoorbeeld per project in één oogopslag hoe de werkzaamheden zich verhouden ten opzichte van het budget. En schuift de planning onverwachts op? Geen probleem. De planning is real-time aan te passen. Splits taken eenvoudig op onder meerdere medewerkers of over een langere looptijd. Daarnaast kun je door de capaciteitsplanning van de software – per dag, week of maand – direct checken wanneer je tijd hebt voor die gave nieuwe opdracht. Zo heb je zelfs in de drukste periodes perfect overzicht van de beschikbaarheid van jouw medewerkers.

Heldere deadlines, happy medewerkers

Een overzichtelijke strokenplanning brengt rust. Want door inzicht en overzicht in jouw capaciteit spreek je met klanten haalbare deadlines af en houd je jouw medewerkers tevreden. Met Simplicate heb jij altijd en overal direct inzicht in capaciteit. Wij geven jou inzicht in projecten en planning, zodat jij kunt doen waar jij het allerbeste in bent.